Nuestro Canal de Comunicación – El sistema de Gestión de Peticiones (GPs)
Herramienta para comunicarse y tramitar solicitudes entre servicios de la Universidad
El sistema de Gestión de peticiones tiene como finalidad principal constituirse en una herramienta para tramitar solicitudes de trabajos, datos, … entre los distintos servicios de la Universidad de Deusto.
¿Dónde?
- Puedes acceder a la herramienta de Gestión de Peticiones a través del usuario en la Intranet de la UD (Intranet)
¿Quiénes?
Existen definidos dos tipos de usuarios:
- Solicitantes: Sois las personas usuarias de la UD en general. Podéis incorporar nuevas peticiones al sistema en cualquier momento. También podéis consultar o anular las peticiones.
- Responsables: Sois las personas responsables de la tramitación de una petición, autorizadores/as de centros de coste o administradores/as del sistema de gestión de peticiones. Se dispondrá de un acceso específico en función del tipo de usuario/a que seas.
¿Qué puedes hacer?
Como Solicitante: Enviar peticiones, consultar el estado de las peticiones enviadas y acceder a las plantillas de peticiones (documentos adjuntos que es necesario anexar a algunas peticiones)
Como Responsable: Distinguimos entre:
- Autorizadores: Responsables asociados a los centros de coste desde los que se emiten las peticiones. Reciben avisos vía e-mail sobre cualquier cambio de estado que sufra una petición. En el momento del alta podréis conocer las peticiones tramitadas por las personas adscritas a vuestros centros.
- Responsables de servicios: sois las personas o el equipo de trabajo que hay detrás de cada servicio. Cuando la petición se tramita, se remite de forma automática un mensaje a todas las personas que integréis el servicio.
- Administradores: sois las personas que podéis administrar el funcionamiento del sistema creando nuevos servicios o sub-servicios, identificando a los responsables de cada centro de coste, ….
¿Qué necesito?
Para crear y gestionar cualquier petición necesitarás una información básica. Consulta con tu responsable si tuvieras cualquier duda sobre lo siguiente:
- Centro: Es el centro de adscripción del usuario que tramita la petición (se incorpora automáticamente).
- Servicio: Es el área o servicio encargado de atender la petición. Debe ser seleccionado por el usuario.
- Sub-servicio: Es el detalle de los servicios concretos que se ofrecen dentro del Servicio superior seleccionado. Debe seleccionarlo el usuario.
- Asunto: Deberá incorporarse una descripción abreviada de la solicitud.
- Descripción detallada: Contendrá el detalle la solicitud realizada. En función del servicio y sub-servicio seleccionado se presenta al usuario un formulario con una relación de datos a aportar con el fin de recopilar la mayor información posible.
- Justificación: En este apartado el usuario aporta información relacionada con la solicitud.
- Anexo: En algunos tipos de peticiones es posible anexar un documento con información (ver “plantillas de documentos”).